例文も紹介！選考中の面接を辞退したい時の伝え方は？

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2023年01月11日


就職・転職活動をしていると、面接を受けてみて「合わない」と感じる場合や他の選考先で内定が出る場合もあると思います。今回は選考途中や選考後の辞退は可能なのか、またその場合の連絡方法・具体例を解説します。

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目次

選考中・内定後の辞退は可能？

選考中の面接辞退、内定後の辞退はどちらも可能です。
企業側の人事担当者も選考者は複数の企業に応募している前提で選考を実施していますので、一定数の辞退者が出ることは想定しています。しかし、辞退の伝え方によってはマイナスな印象になりかねません。辞退する企業とはいえ、今後働いていくうちに企業または人事担当と一緒に仕事をすることになる可能性もゼロではありません。できるだけ良い印象になるような断り方をしましょう。

一度辞退をすると再選考できない場合が多い

一度辞退をすると再選考はできない場合がほとんどです。辞退の連絡をする前には、本当に辞退して良いのかしっかりと考えましょう。「面接日に予定が入り行けなくなった」などの場合には、まずは辞退の前に日程の変更をできるか確認をしましょう。

内定承諾後の辞退について

内定承諾後の辞退も基本的には可能です。
しかし企業側はあなたを入社予定として考え、他の選考者へ不採用通知や求人サイトへの求人取り消しを行っています。状況によっては採用活動をゼロから再スタートする必要がある場合もあり、多大な迷惑をかけてしまうこととなります。また、今後子会社や関連会社の選考を受けられなくなるリスクがあり、選考中及び内定後（承諾前）の辞退よりさらに誠意ある対応が求められます。

辞退をする時のポイント

できるだけ早期に連絡をする

面接の辞退を決めたら、できる限り早めに企業（人事担当）へ連絡をしましょう。
企業側では、面接官のスケジュール調整、履歴書・職務経歴書の確認・面接場所の予約などの準備を行っています。直前や当日の連絡となると、それらの準備がすべて無駄になってしまうので、できるだけ早く連絡をしましょう。

日程に余裕がある場合はメールで連絡をする

面接の辞退連絡方法はメールがおすすめです。メールでの連絡は人事担当者に電話対応の時間を取らせなくて済み、連絡もそれぞれ都合の良い時間で送信・確認ができます。
また、連絡をしたという証拠をメールという文章で確実に残せるので、いつでも確認ができるのもメリットです。

面接前日・当日の辞退は電話で連絡をする

面接辞退の連絡が面接前日や当日になる場合は、メールではなく必ず電話をしましょう。メールの場合、人事担当者のスケジュールなどによっては面接の日時までに確認してもらえない可能性があります。電話をする場合は、必ず会社の「営業時間内」に行いましょう。

面接の辞退理由の伝え方について

メールで辞退の連絡をする際、基本的にはその辞退理由を記載する必要はありません。「一身上の都合により」などの記載で大丈夫です。
ただ、電話で直接辞退の連絡をする場合、企業側から辞退の理由について質問をされる可能性があります。その場合は角の立たないような言い方で、素直に理由をお伝えしましょう。

〇　先日他社から内定をいただいたためです。

×　御社より志望度の高い企業から内定をいただいたためです。
→希望度が低かったと取れる失礼な発言は控えましょう。

×　御社で働ける自信がなくなってしまった。
→迷っている印象を与えてしまうと、企業側に説得されさらに断りづらくなってしまうことがあります。

辞退をするときの例文

メールで送る場合

件名：【面接辞退のご連絡】〇〇（氏名）
本文：
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日〇時より面接のお約束をしております〇〇と申します。　

この度、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、連絡いたしました。
一次面接の際には〇〇様の貴重なお時間をいただきましたのに、大変申し訳ございません。
面接の際には親切丁寧にご対応をいただきましたこと、心より感謝しております。

また、本来であれば直接お電話にてお伝えすべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

==========================
署名○○　○○
MAIL：
TEL：
==========================

電話で連絡をする場合

（電話に出た電話交換の方に対して）
「お世話になっております、わたくし、現在○○（職種）の選考を受けている○○と申します。〇月〇日の面接の件で連絡いたしました。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」

（担当者に変わったら）
「お世話になっております、○○（職種）の選考を受けさせていただいている〇〇でございます。今、少しお時間を頂いてもよろしいでしょうか。」

「〇月〇日の〇時より二次面接のお約束をさせていただいているかと思いますが、大変恐縮ですが、一身上の都合により今回面接を辞退させていただきたく、連絡いたしました」

「理由としては、他社から内定をいただきそちらに入社することが決定したためです。これまで一次面接でもお時間をいただきましたのに、本当に申し訳ございません。よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」
（相手が電話を切ってから電話を切りましょう）

メールを送ったが、返信がない場合

あらかじめ辞退の連絡をしたものの数日経っても返信がない場合は、念のためもう一度メールをしましょう。それでも返信がない場合や日程が迫っている場合には一度電話で確認してみることをお勧めします。

件名：【面接辞退のご連絡】〇〇　
本文：
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日〇時より面接のお約束をしております〇〇と申します。

先日、メールにて面接辞退のご連絡をさせていただきましたとおり、〇月〇日の面接を一身上の都合により辞退させていただきたく存じます。
お忙しい中選考の機会を与えてくださったにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お電話にてお伝えすべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

==========================
署名○○　○○
MAIL：
TEL：
==========================

まとめ

面接を辞退するとはいえ、今後も全く関係がなくなるわけではありません。将来的にその企業や担当者と仕事をする機会がないとも言い切れません。企業や採用担当者は、自分のために時間を作ってくれた相手でもあります。面接や内定を辞退する際は、誠実に対応し、できるだけ良い印象で終われるようにしましょう。

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